LOMBA PIDATO TENTANG PERPUSTAKAAN BAGI SISWA SMP/MTs TINGKAT PROVINSI SULAWESI SELATAN

oleh : Desy Selviana

Lomba pidato tentang perpustakaan bagi siswa SMP/MTs telah dilaksanakan pada tanggal 15 Mei 2015 di Perpustakaan Multimedia Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan Jl. Sultan Alauddin Km. 7 Talasalapang Makassar. Juri Lomba Pidato tentang perpustakaan adalah Ibu Nisfu, S. Sos., Ibu Desy Selviana, S. Sos., dan Ibu Kory Batara Tangalayuk, S. Sos., M.M. Peserta lomba sebanyak 20 siswa perwakilan SMP/MTs dari kabupaten/kota, pada saat pendaftaran duduk di kelas I atau kelas II yang berasal dari sekolah negeri maupun swasta yang memiliki perpustakaan, serta menyerahkan biodata peserta. Materi lomba ditentukan oleh peserta.

Adapun Penilaian yang dilakukan berdasarkan keputusan dewan juri adalah nilai yang tertinggi.

  • Juara I : Febri Paonganan, SMP Katolik Makale Kabupaten Tana Toraja dengan nilai 1094.
  • Juara II : Andi Amalia Tiara Putri, SMP Negeri 1 Kabupaten Bulukumba dengan nilai 1039.
  • Juara III : Andi Angghien Apriela, SMP Negeri 1 Kabupaten Bantaeng dengan nilai 1028.
  • Harapan I : Muhammad Aspian Lukman, SMP Negeri 2 Kabupaten Takalar dengan nilai 1024
  • Harapan II : Muhammad Arsil, Pontren DDI Kabupaten Enrekang dengan nilai 1019
  • Harapan III : Andi Baso Hajar, SMP Negeri 2 Penrang, Kabupaten Wajo dengan nilai 1010.

Lomba Cerdas Cermat tentang perpustakaan bagi siswa SMA/MA Tingkat Provinsi Sulawesi Selatan

oleh Desy Selviana

Lomba Cerdas Cermat tentang perpustakaan bagi siswa SMA/MA telah dilaksanakan pada tanggal 14 Mei 2015 di Perpustakaan Multimedia Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan Jl. Sultan Alauddin Km. 7 Talasalapang Makassar.

Juri Lomba Cerdas Cermat tentang perpustakaan bagi siswa SMA/MA Tingkat Provinsi Sulawesi Selatan adalah Bapak Drs. H. Damlan Thahir, MM; Ibu Nilma, S. Sos., M.M dan Ibu St. Aliah, S. Sos.

Peserta lomba sebanyak 30 siswa atau 10 (sepuluh) perwakilan SLTA/MA sederajat dari kabupaten/kota, pada saat pendaftaran duduk di kelas I atau kelas II yang berasal dari sekolah negeri maupun swasta yang memiliki perpustakaan, serta menyerahkan biodata peserta.

Peserta babak penyisihan sebanyak 10 (sepuluh) perwakilan dari kabupaten/kota, setelah melewati babak penyisihan tersisa 6 (enam) perwakilan masuk kebabak semifinal, dan 4 (empat) perwakilan yang masuk kebabak final.

Penilaian yang dilakukan berdasarkan keputusan dewan juri adalah nilai yang tertinggi.

  • Juara I : Yusril Nur Hidayat; Desy Septiani; Syahriani Ningsih perwakilan SMA Islam Athirah Kabupaten Bone dengan nilai 900.
  • Juara II : Nur Rahma Baddu; Rizka Alifya Rahman; Siti Husrianti Husain perwakilan SMA Negeri 1 Kabupaten Enrekang dengan nilai 800
  • Juara III : Sri Ayu Merdekawati; Awalia Sulastri; Risky Ana Musfika perwakilan SMA Negeri Khusus Kabupaten Jeneponto dengan nilai 750
  • Harapan I : Ahlan Jufri Abdullah; A. Muh. Zacky Hanifan; Nelly Wira Nurhadi perwakilan SMA Negeri 1 Kabupaten Takalar dengan nilai 700
  • Harapan II : Putri Nur Fauziah; Miftahul Jannah; Nur Fachraeni Husain perwakilan SMA Negeri 2 Kab. Pangkajene dan Kepulauan dengan nilai 600
  • Harapan III : Rea Thalia Salsabila; Ainun Mauldya; Nurul Rofifah Mursalim perwakilan SMA Negeri 17 Kota Makassar dengan nilai 580

Layanan Kearsipan dan Teknologi Informasi

Oleh Desy Selviana

Materi Layanan Kearsipan dan Teknologi Informasi yang di sampaikan oleh Bapak Suharman Musa, pada tanggal 21 November 2013 Hotel Sarison, pesertanya 50 orang dari Badan/Kantor Arsip Kab/Kota .

Materi Layanan Kearsipan dan Teknologi Informasi yang disampaikan oleh Arsiparis, pada kegiatan Sosialisasi Masyarakat Sadar Arsip se Sulawesi Selatan, mengenai :

  • Standar pelayanan publik Tahun 2003;
  • Daur hidup Informasi arsip;
  • Layanan informasi kearsipan (nilaiguna sekunder dan nilaiguna primer);
  • Pengertian dan istilah yang digunakan pada layanan arsip;
  • 3 (tiga) elemen layanan arsip menurut Chalou dan 2 (dua) aspek penyediaan arsip menurut Schellenberg;
  • Pengertian pelayanan kepada public menurut Cook dan tugas yang harus dilaksanakan berdasarkan pengertian tersebut;
  • Tugas dan fungsi layanan informasi (ruang lingkup layanan informasi dan komponen layanan informasi);
  • Pemberian layanan informasi jasa penelusuran bahan arsip berkaitan dengan hak legal (hukum), kebuktian dan nilaiguna informasional;
  • Identifikasi pengguna arsip dan pengguna arsip secara umum;
  • Proses, paradigma dan etika layanan informasi;
  • Undang-undang RI Nomor 14 Tahun 2008 tentang KIP dan Undang-undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
  • Ruang lingkup Sistem informasi, Teknologi Informasi dan Komunikasi, serta Manajemen Informasi;
  • Perkembangan teknologi informasi dan pengaruh teknologi informasi dalam kearsipan;
  • Pengertian, media rekam, dan jenis perangkat arsip elektronik;
  • Dampak teknologi informasi terhadap organisasi.

Tanggapan Peserta terhadap materi Layanan Kearsipan dan Teknologi Informasi adalah :

  1. Pelaksanaan manajemen arsip elektronik;
  2. Prioritas dalam pelaksanaan arsip elektronik;
  3. Strategi pengolahan, distribusi, akses dan temubalik, pengamanan, dan permasalahan teknologi informasi;

Tanggapan dari Pemateri mengenai hal tersebut di atas :

  1. Pelaksanaan manajemen arsip elektronik - Arsip elektronik harus masuk dalam daur hidup system elelktronik yang menciptakan arsip untuk menjamin penciptaan dan retensi arsip elektronik yang otentik, terpercaya dan terpelihara; - Harus ada jaminan bahwa penciptanya menciptakan arsip yang otentik, terpercaya dan terpelihara; - Adanya proses penilaian arsip elektronik; - Kebutuhan akan pemeliharaan dan pengaksesan untuk menjamin arsip elektronik dapat tersedia, dapat diakses dan dimengerti.
  2. Prioritas dalam pelaksanaan arsip elektronik JIKN (Jaringan Informasi Kearsipan Nasional) Dengan meluasnya penggunaan elektronik untuk merekam informasi dalam bentuk media magnetic digital/optic dan dapat dibaca atau ditemukan informasinya dengan melalui mesin computer, seperti misalnya pengakuan keabsahan dalam perspektif hukum pembuktian dan pengaturan untuk mengakses informasi yang berasal dari arsip. Prioritas implementasi arsip elektronik, disesuaikan dengan perkembangan jaman, perkembangan teknologi, perkembangan dan kebutuhan organisasi terutama dalam menghadapi tuntut untuk memberikan layanan prima kepada masyarakat, manfaat yang diterima, dan ketersediaan dana. Dengan Pengkajian yang matang dan terencana, diharapkan kita akan dapat mengembangkan program arsip elektronik ini sesuai dengan tahapan kebutuhan organisasi.
  3. Strategi pengolahan, distribusi, akses dan temubalik, pengamanan, dan permasalahan teknologi informasi. Strategi pengolahan dimulai proses penciptaan melalui tahap input/pemasukan data, perhatikan isi, struktur dan konteks serta teknologi perekaman. Proses distribusi, akses dan temubalik tersedianya records (arsip) atau informasi yang dikelola oleh lembaga kerasipan untuk dapat digunakan dan dimanfaatkan oleh peneliti atau pemakai, selain itu diharapkan tersedianya reference services (jasa rujukan) yaitu penyediaan fasilitas dan jasa lembaga kearsipan yang dapat digunakan oleh peneliti bila kesepakatan akses telah disetujui. Pengamanan arsip elektronik berupa backup copy file, alih media (proses penyimpanan dan perawatan), sedangkan permasalahan yang dihadapi dalam teknologi informasi adalah sulit menjaga reliabilitas dan otentitasnya; keberadaannya tergantung pada lingkungan elektroniknya; serta kontroversi aspek legalitas.

KESIMPULAN DAN SARAN

  1. Arsip dapat dimanfaatkan secara optimal apabila didukung oleh suatu layanan informasi kearsipan yang memadai;
  2. Lembaga kearsipan dituntut untuk dapat menyediakan informasi atau penyediaan bahan kearsipan dengan dukungan SDM yang mempunyai kompotensi serta fasilitas baik intelektual maupun fisik bagi pengguna arsip;
  3. Setiap lembaga bertanggungjawab atas pengolahan arsipnya (konvensional maupun elektronik).

Penjelasan PERGUB NOMOR 64 TAHUN 2013

oleh : Desy Selviana

Materi Penjelasan PERGUB NOMOR 64 TAHUN 2013 yang di sampaikan oleh Bapak Drs. A. Ahmad Saransi, M.Si. pada tanggal 20 Oktober 2014 di Hotel Grand Celino Makassar, pesertanya Arsiparis/pengelola kearsipan sebanyak 100 orang.

Materi Penjelasan PERGUB NO, 64 TAHUN 2013 yang disampaikan oleh Ka. Bidang Pembinaan Kearsipan ada kegiatan Sosialisasi PERGUB NO. 64 Tahun 2013 tentang Pelaksanaan PERDA Prov. SulSel No. 3 tentang Penyelenggaraan Kearsipan Daerah Prov. SulSel, mengenai :

  • Ketentuan Umum (Bab I)
  • Penyelenggaraan dan Organisasi Kearsipan (Bab II);
  • Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar (Bab III);
  • Pengelolaan arsip Aktif (Bab IV);
  • Pengelolaan arsip inaktif (Bab V);
  • Penyusutan arsip (Bab VI); - Pengelolaan arsip statis (Bab VI);
  • Pelestarian naskah kuno (Bab VII);
  • Standarisasi sarana dan prasarana kearsipan(IX);
  • Pembinaan sumber daya kearsipan (Bab X);
  • Mekanisme pemberian laporan (Bab XI);
  • Mekanisme pembentukan forum kearsipan (Bab XII);
  • Layanan kearsipan (Bab XIII);
  • Ketentuan penutu (Bab XIV)
  • Lampiran – lampiran
  1. Pola klasifikasi arsip pemerintah provinsi Sulawesi Selatan;
  2. Jadwal retensi arsip pemerintah provinsi Sulawesi Selatan;
  3. Standarisasi sarana dan prasarana kearsipan.
  4. Contoh format laporan.

Tanggapan Peserta terhadap materi Penjelasan PERGUB NO, 64 TAHUN 2013 adalah:

  1. Pelaksanaan pemusnahan arsip;
  2. Mekanisme pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna.

Tanggapan dari Pemateri mengenai hal tersebut di atas :

  1. Pelaksanaan pemusnahan arsip; - Dilakukan secara total sehingga fisik dan informasinya (arsip) musnah dan tidak dapat dikenali. - Disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 Pejabatdari Unit Hukum dan/atau Pengawasan (Inspektorat/SPI). - Penandatanganan BA yang memuat. (Dilampiri/daftar arsip musnah) 
  2. Mekanisme pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna dengan membuat berita acara pemusnahan; daftar pertelaan arsip/daftar arsip yang dimusnahkan; rekomendasi/pertimbangan/pemusnahan arsip dari instansi terkaid; serta membuat keputusan pemusnahan.

KESIMPULAN

Pelaksanaan PERGUB NO. 64 Tahun 2013 tentang Pelaksanaan PERDA Prov. SulSel No. 3 tentang Penyelenggaraan Kearsipan Daerah Prov. SulSel Arsip diharapkan esensi arsi sebagai Dokumen; Sumber Informasi; Berfungsi sebagai barang bukti/alat bantuh; Bentuk memori kolektif; Bentuk kebijakan publik Sarana dan pelayanan public; Bentuk nilai budaya; Akuntabilitas public; Sarana dan arahan proses kebijakan public; serta Bahan penelitian ilmiah data tercapai secara efektif dan efisien di instansi/lembaga kearsipan maupun non kearsipan.

Arsip Dinamis

oleh Desy Selviana

Materi Arsip Dinamis yang di sampaikan oleh Bapak Abdul Hadi, S. Sos., M.M. pada tanggal 19 Mei 2015 di Aula BPAD Prov. SulSel Jln. Perintis Kemerdekaan Km. 12 No. 146 Makassar, pesertanya arsiparis/pengelola kearsian sebanyak 80 orang berasal dari kab/kota. Materi Arsip Dinamis yang disampaikan oleh Arsiparis Madya pada kegiatan Bimbingan Teknis Penataan Arsip Dinamis, mengenai :

  • Pengertian arsip dan fungsi arsip;
  • Pengolahan arsip dan DAUR HIDUP ARSIP (LIFE CYCLE RECORDS);
  • Pengelolaan Arsip Dinamis dan Pengelolaan Arsip Aktif serta Pengelolaan Arsip Inaktif;
  • Penciptaan Arsip dan prinsip / azas penataan arsip serta penyimpanan arsip
  • Penyusutan arsip, manfaat penyusutan arsip, dan JRA (jadwal retensi arsi)
  • Pengertian Penilaian Arsip dan nilai guna arsip

Tanggapan Peserta terhadap materi Manajemen Arsip Dinamis adalah:

  1. Arsip sebagai alat bukti di pengadilan dan Kepentingan instansi atas pengelolaan arsip yang tertib;
  2. Asas Keterbukaan Informasi Publik Informasi Publik dan Informasi yang wajib di sediakan dan diumumkan;
  3. Permasalahan pengelolaan arsip dan solusinya.

Tanggapan dari Pemateri mengenai hal tersebut di atas :

  1. Arsip sebagai alat bukti di pengadilan adalah Undang-undang Nomor 8 Tahun 1981 tentang Hukum Acara Pidana (keterangan saksi, keterangan ahli, surat, petunjuk, keterangan terdakwa). Bukti surat dalam pasal 1904 KUH Perdata, dikenal kategori “tertulis” yaitu : Akta Otentik Akta Bawah Tangan Akta otentik lebih kuat dibanding Akta Bawah Tangan karena mempunyai kekuatan pembuktian formil, pembuktian mengikat dan pembuktian keluar Suatu informasi harus berbentuk tertulis atau asli, Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dianggap sah sepanjang informasi yang tercantum di dalamnya dapat diakses, ditampilkan, dijamin keutuhannya, dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga menerangkan suatu keadaan. (UU ITE Pasal 5 Ayat (1)), sedangkan mengenai Kepentingan instansi atas pengelolaan arsip yang tertib adalah sebagai landasan pengambilan keputusan; sebagai landasan mempertahankan kelansungan kebijakan secara konsisten dan efektif; mempertahankan akuntabilitas; serta untuk menegakkan hukum terhadap keputusan pengadilan.
  2. Asas Keterbukaan Informasi Publik Informasi Publik bersifat terbuka dan dapat diakses oleh setiap pengguna informasi publik Informasi publik yang dikecualikan bersifat ketat dan terbatas Informasi Publik harus dapat diperoleh setiap pemohon informasi publik dengan cepat dan tepat waktu, biaya ringan, dan cara yang sederhana Informasi publik yang dikecualikan bersifat rahasia sesuai dengan Undang-undang, kepatuhan, dan kepentingan umum, didasarkan pada pengujian tentang konsekuensi yang timbul. Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan, Informasi yang berkaitan dengan badan publik; Informasi mengenai kegiatan dan kinerja badan publik terkait; Informasi mengenai laporan keuangan; Kewajiban memberikan dan menyampaikan informasi publik dilakukan paling singkat 6 (enam) bulan sekali. ( Pasal 9 UU No 14 Tahun 2008 )Kepentingan instansi atas pengelolaan arsip yang tertib adalah sebagai landasan pengambilan keputusan; sebagai landasan mempertahankan kelansungan kebijakan secara konsisten dan efektif; mempertahankan akuntabilitas; serta untuk menegakkan hukum terhadap keputusan pengadilan.
  3. Permasalahan pengelolaan arsip Unit Kerja penuh dengan arsip, perbedaan arsip aktif dan inaktif tak jelas Tidak ada petugas yang secara khusus menangani masalah arsip Informasi tidak aman Arsip disimpan sesuai dengan kepentingan petugas masing-masing Retrieval arsip tidak bisa dilakukan secara cepat dan tepat. Solusinya, azas pengelolaan arsip dan sistem pengelolaan sarana kearsipan SDM. Sebagian arsip dimusnahkan karena sudah tidak bernilai guna proses umum pengelolaan arsip di indonesia arsip diciptakan untuk pelaksanaan TUPOKSI organisasi ( ARSIP AKTIF ) Arsip disimpan untuk referensi dan memori organisasi ( ARSIP INAKTIF ) Sebagian arsip disimpan sebagai bahan pertanggungjawaban nasional ( ARSIP STATIS )

KESIMPULAN

  • Arsip dengan berbagai esensinya, tentu harus dikelola secara profesional, terpadu dan berkesinambungan; - Sehingga pengelolaannya harus dilakukan secara partisipatif sebagai salah satu esensial “good governance”; - Pengelolaan arsip sebagai sumberinformasi yang terbuka tentu harus tersaji secara aktual, murah dan muda; - Pengelolaan arsip sebagai sumber informasi yang terbuka dan bukan pengecualiaan, meniscayakan perlu ditangani secara provesional melalui kesiapan SDM aparatur sebagai pejabat/badan publik;
  • AYOO… KERJA KERAS MENATA ARSIP BIKIN …. RAPI DAN MUDAH DICARI
  •